Po co pismo przedsądowe
Pismo przedsądowe daje dłużnikowi ostatnią szansę na zapłatę bez procesu, a Tobie dowód próby polubownego rozwiązania sporu. W pozwie podaje się informację o takiej próbie, więc pismo jest jej udokumentowaniem.
Ma też znaczenie praktyczne: jasno określa kwotę i termin, dzięki czemu dłużnik nie może twierdzić, że nie wiedział, ile i do kiedy ma zapłacić. Wiele zaległości ustępuje już po przypomnieniu, ale wynik zależy od kontrahenta, dlatego pismo przedsądowe stanowi ostatni krok przed sądem.
Ten wpis jest informacyjny i nie jest poradą prawną.
Elementy pisma
Dobre pismo jest krótkie i precyzyjne. Dłużnik ma od razu wiedzieć, o jaką fakturę chodzi i ile ma zapłacić.
- Oznaczenie wierzyciela i dłużnika
- Podstawa roszczenia: numer i data faktury, umowa lub zamówienie
- Kwota główna
- Odsetki za opóźnienie z okresem naliczania
- Rekompensata za koszty odzyskiwania należności
- Termin zapłaty i numer rachunku
- Zapowiedź skierowania sprawy do sądu
Pismo nie powinno zawierać gróźb ani sformułowań wykraczających poza zapowiedź zgodnych z prawem kroków. Ton rzeczowy działa lepiej niż emocjonalny.
Wzór akapitu pisma
Poniższy tekst jest przykładem, który można dostosować do własnej sprawy. Zastąp nawiasy kwadratowe danymi z dokumentów.
Treść akapitu:
Zwróć uwagę na kolejność: najpierw strony, potem podstawa i kwota, następnie odsetki i rekompensata, a na końcu termin i konsekwencje. Taki układ ułatwia sądowi, a wcześniej dłużnikowi, szybkie zrozumienie sprawy. Przedstawiony wzór nie jest poradą prawną i nie gwarantuje żadnego wyniku sprawy.
Przykład rachunku
Faktura na 12 300 zł brutto jest zapłacona 45 dni po terminie. Przy łącznej stopie odsetek 14 procent rocznie odsetki wynoszą 212,30 zł. Rekompensata 70 EUR przy kursie 4,25 zł za euro to 297,50 zł. Razem do zapłaty 12 809,80 zł.
Rekompensata zależy od wartości świadczenia: poniżej 5 000 zł to 40 EUR, od 5 000 zł do poniżej 50 000 zł to 70 EUR, a od 50 000 zł to 100 EUR. W tym przykładzie faktura mieści się w środkowym przedziale.
Takie wyliczenie wpisujesz do pisma osobnymi pozycjami. Jak je zrobić, opisuje strona o odsetkach za opóźnienie w transakcjach handlowych.
Termin zapłaty
Zwyczajowo wyznacza się siedem dni od doręczenia. Termin musi być realny, ale nie na tyle długi, by przeciągał sprawę. Dłuższy termin warto dać, gdy dłużnik zadeklarował płatność ratalną.
Podaj termin jako konkretną datę albo liczbę dni od doręczenia, a nie sformułowanie ogólne w rodzaju "niezwłocznie". Dzięki temu łatwo ocenić, od kiedy dłużnik jest w dalszym opóźnieniu.
Doręczenie i dowody
Wysyłka musi dać się udowodnić. List polecony z potwierdzeniem odbioru jest klasyczną formą, a e-mail może dokumentować doręczenie, jeśli zachowasz zapis wysyłki. Zachowaj kopię pisma w takiej postaci, w jakiej zostało wysłane, oraz potwierdzenie nadania.
Pismo w PDF z wyliczeniem odsetek i rekompensaty przygotujesz w Terminowy, a potem wyślesz wybraną przez siebie drogą, zachowując dowód doręczenia.
Gdzie pismo przedsądowe w harmonogramie
Pismo przedsądowe zamyka cały ciąg działań wobec dłużnika. Spójny harmonogram wygląda tak:
- 3 dni przed terminem: przypomnienie
- 1 dzień po terminie: informacja o zaległości
- 7 dni po terminie: ponaglenie
- 14 dni po terminie: ostateczne wezwanie
- 30 dni po terminie: przedsądowe wezwanie
W Terminowy przypomnienia wysyłane są e-mailem, a w planie Firma także SMS-em. Ponaglenie, ostateczne i przedsądowe wezwanie powstają w PDF, z odsetkami i rekompensatą. Monitoring faktur kosztuje 199 zł netto miesięcznie, 450 zł albo 1 290 zł netto w wyższych planach, a przy płatności rocznej 99, 225 i 645 zł netto za miesiąc. Limity to 50, 300 i 2 000 faktur.
Co dalej
Gdy termin mija bez wpłaty, przygotuj pozew. Jednym z wariantów jest nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, a samo pismo wygenerujesz na stronie przedsądowe wezwanie do zapłaty. Etapy poprzedzające opisuje wezwanie do zapłaty.
Przygotuj pismo z wyliczeniem
Wpisz fakturę, a Terminowy policzy odsetki i rekompensatę oraz złoży pismo w PDF.
Wylicz i przygotuj wezwanie