Dlaczego potrzebna jest procedura
W małej firmie windykacja często zależy od pamięci właściciela. Gdy brakuje procedury, faktury leżą miesiącami, a ostatnie wezwanie wychodzi po półroczu.
Spisana procedura rozwiązuje trzy problemy: nie zależy od jednej osoby, daje spójny ton wobec wszystkich kontrahentów i pozwala udowodnić podjęte działania.
Elementy procedury
Procedura nie musi być długa. Wystarczy jedna strona, na której zapisujesz najważniejsze decyzje.
- Kto odpowiada za pilnowanie terminów
- Harmonogram przypomnień i pism
- Kiedy wolno wstrzymać dostawy albo usługi
- Kiedy sprawa idzie do firmy windykacyjnej albo do sądu
- Gdzie zapisujesz dowody wysyłki i odpowiedzi kontrahenta
Role i odpowiedzialność
Wskaż jedną osobę, która codziennie sprawdza zaległości, na przykład księgową. Właściciel decyduje o eskalacji, a handlowiec, który zna klienta, rozmawia z nim telefonicznie przed pismem formalnym. Zapisz też zastępstwo na czas urlopu, bo najczęściej właśnie wtedy terminy przepadają.
Kalendarz działań
Procedura powinna mieć konkretne daty liczone względem terminu płatności. Obowiązuje jeden harmonogram dla wszystkich etapów.
- 3 dni przed terminem: przypomnienie o płatności
- 1 dzień po terminie: informacja o zaległości
- 7 dni po terminie: ponaglenie do zapłaty
- 14 dni po terminie: ostateczne wezwanie do zapłaty
- 30 dni po terminie: przedsądowe wezwanie do zapłaty
Co zawiera każdy etap
Każdy etap ma swój cel, treść i załączniki. Poniżej zestawienie, które możesz wkleić do własnej procedury.
- 3 dni przed terminem: krótka, życzliwa wiadomość z numerem faktury, kwotą, terminem i numerem rachunku. Celem jest upewnienie się, że faktura dotarła i została wpisana do płatności.
- 1 dzień po terminie: informacja o zaległości, czyli spokojne zawiadomienie, że termin minął, z prośbą o sprawdzenie przelewu. Dołącz kopię faktury.
- 7 dni po terminie: ponaglenie z wyznaczonym kilkudniowym terminem zapłaty. Wymień kwotę zaległą i wskaż, że naliczane są odsetki za opóźnienie.
- 14 dni po terminie: ostateczne wezwanie z pełnym wyliczeniem kwoty głównej, odsetek i rekompensaty oraz krótkim, ostatecznym terminem.
- 30 dni po terminie: przedsądowe wezwanie do zapłaty z zapowiedzią skierowania sprawy do sądu, jeśli płatność nie wpłynie w wyznaczonym terminie.
Przy każdej rekompensacie stosuj te same progi: poniżej 5 000 zł: 40 EUR, od 5 000 zł do poniżej 50 000 zł: 70 EUR, od 50 000 zł: 100 EUR.
Jakie dokumenty zebrać
Dokumenty zbieraj od początku, a nie dopiero przed pozwem. Pełny komplet przyspiesza każdy kolejny krok.
- Umowa, zamówienie albo oferta przyjęta przez kontrahenta
- Faktura z datą wystawienia, terminem płatności i danymi stron
- Potwierdzenie wykonania usługi lub dostawy, na przykład protokół odbioru albo list przewozowy
- Dowód doręczenia faktury, na przykład wiadomość e-mail z potwierdzeniem odbioru
- Kopie wszystkich pism z datami i sposobem wysyłki
- Korespondencja i notatki z rozmów telefonicznych, także te, w których dłużnik uznaje dług
- Wyliczenie odsetek i rekompensaty na dzień wezwania
Dokumentowanie
Dla każdego pisma zapisuj datę, adresata i sposób wysyłki. To dowód w sądzie i podstawa do wyliczenia odsetek. Zapisuj także odpowiedzi kontrahenta, zwłaszcza obietnice zapłaty z konkretną datą, bo można się na nie powołać w dalszych pismach.
Przegląd i doskonalenie
Raz w miesiącu przejrzyj listę zaległości i sprawdź, którzy kontrahenci płacą najpóźniej. To pozwala zmienić limity i warunki płatności, na przykład skrócić termin albo wprowadzić przedpłatę. Dane pokazuje monitoring należności, a szerszy kontekst dają zatory płatnicze.
Wdróż procedurę w kilka minut
Dodaj faktury, ustaw harmonogram i pozwól, by Terminowy pilnował terminów według Twojej procedury. Pisma w PDF przygotujesz z gotowych wzorów, a przypomnienia e-mail wyjdą we właściwych dniach.
Wylicz i przygotuj wezwanie