Klient nie płaci za fakturę, co zrobić krok po kroku

Co zrobić w pierwszych dniach po terminie

Zacznij od faktów, a nie od pretensji. Sprawdź, czy klient dostał fakturę, czy numer rachunku jest poprawny i czy termin faktycznie minął. Brak zapłaty bywa skutkiem zagubionej faktury albo pomyłki w księgowości klienta, a nie złej woli.

Potwierdź, że faktura została doręczona i kiedy
Sprawdź wpływy na rachunku, także zbiorcze przelewy bez opisu
Zapytaj księgowość klienta, czy faktura jest zaksięgowana do zapłaty
Zanotuj datę i treść każdego kontaktu, bo w sporze liczy się dowód

Jeden uprzejmy mail dzień po terminie rozwiązuje wiele spraw. Szablon i ton opisuje strona przypomnienie o płatności.

Harmonogram pism, który działa

Kolejność ma znaczenie, bo każde pismo podnosi stawkę i tworzy ślad dla ewentualnego sądu. Przykładowy harmonogram liczony od terminu płatności wygląda tak.

Moment	Pismo	Cel
3 dni przed terminem	Przypomnienie	Uniknąć zwłoki
1 dzień po terminie	Informacja o zaległości	Wyjaśnić pomyłkę
7 dni po terminie	Ponaglenie do zapłaty	Wskazać odsetki
14 dni po terminie	Ostateczne wezwanie	Wyznaczyć ostatni termin
30 dni po terminie	Wezwanie przedsądowe	Zapowiedzieć sąd

Terminy to propozycja, a nie przepis. Ostateczne wezwanie opisuje strona ostateczne wezwanie do zapłaty, a pismo przed sądem przedsądowe wezwanie do zapłaty.

Ile dodatkowo możesz żądać od klienta

Przy zaległościach w transakcjach handlowych wierzycielowi przysługują odsetki za opóźnienie oraz rekompensata za koszty odzyskiwania należności, bez wzywania do jej zapłaty. Rekompensata wynosi: poniżej 5 000 zł: 40 EUR, od 5 000 zł do poniżej 50 000 zł: 70 EUR, od 50 000 zł: 100 EUR.

Dla faktury na 12 300 zł brutto rekompensata wynosi 70 EUR, czyli w złotych kwotę po kursie z odpowiedniego dnia. Doliczona do odsetek zwykle pokrywa część kosztów, które poniosłeś na windykację. Zasady rachunku opisuje strona odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych.

Czego nie robić wobec dłużnika

Nerwowe reakcje potrafią zepsuć mocną sprawę. Są trzy najczęstsze błędy.

Groźby poza przepisami, na przykład zapowiedź upublicznienia długu
Kontakt z pracownikami klienta w sprawie, która dotyczy firmy
Brak pisemnego śladu, bo rozmowy telefoniczne trudno udowodnić

Pisma wysyłaj tak, żeby dało się wykazać doręczenie, a ton trzymaj rzeczowy. W sądzie wygrywa kolejność dokumentów, nie ostre słowa.

Kiedy zamiast wezwań iść do sądu

Jeśli wezwanie przedsądowe nie przynosi odpowiedzi, kolejnym krokiem jest pozew albo wniosek o nakaz zapłaty. Przy bezspornych fakturach z udokumentowaną dostawą sprawa bywa prosta, a koszt sądowy zależy od wartości sporu. Przewodniki są w artykułach nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym i e-sąd, pozew o zapłatę.

Gdy sprawa jest sporna, klient nie odbiera poczty albo kwota jest wysoka, pomoc prawnika albo agencji ma sens. Porównanie kosztów znajdziesz w tekście agencja windykacyjna, ile kosztuje.

Jak nie wracać do tej sytuacji

Jedna zaległość to zwykle sygnał, że proces w firmie ma luki. Pomaga kilka nawyków.

Termin płatności krótszy niż 30 dni dla nowych klientów albo przedpłata
Przypomnienie wysyłane z automatu przed każdym terminem
Cotygodniowy przegląd należności po terminie
Ocena klienta przed przyznaniem kredytu kupieckiego

Część ryzyka da się przenieść poza firmę. Przy większych kontraktach warto zapytać, czy [ubezpieczyć firmę przez brokera](https://brokerka.pl) tak, by pokrywało także straty z niewypłacalności odbiorcy.

Harmonogram można uruchomić jako automatyczne przypomnienia o płatności faktur. Terminowy automatyzuje pierwsze trzy elementy: pilnuje terminów, wysyła przypomnienia, liczy odsetki i rekompensatę oraz tworzy pisma w PDF. Plan Start kosztuje 199 zł netto miesięcznie, bez prowizji od odzyskanych kwot, a ceny pozostałych planów są w cenniku.

Wpisz kwotę, termin i rodzaj transakcji, a Terminowy policzy odsetki oraz rekompensatę i przygotuje wezwanie.

Wylicz i przygotuj wezwanie

Po jakim czasie można wysłać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie możesz wysłać już dzień po terminie płatności. Przedsądowe wezwanie zwykle wysyła się po przypomnieniach i ponagleniu, najczęściej około 30 dni po terminie, z siedmiodniowym terminem na zapłatę.

Czy mogę naliczyć odsetki, jeśli nie ma ich w umowie?

Tak, w transakcjach handlowych odsetki za opóźnienie należą się z mocy ustawy, także gdy umowa o nich milczy. Stawkę i podstawę warto sprawdzić dla swojej sytuacji.

Czy od razu iść do sądu?

Zwykle nie. Pozew poprzedza wezwanie przedsądowe, które pokazuje dłużnikowi ostatnią szansę i dokumentuje próby polubownego załatwienia sprawy.