Dlaczego ręczne przypomnienia zawodzą
Firma, która przypomina o płatności z pamięci, przypomina nieregularnie. Jedna faktura dostaje trzy telefony, a następna nie dostaje nic, bo przypadła na urlop osoby z księgowości.
- Przypomnienie wychodzi dopiero wtedy, gdy ktoś zauważy brak wpłaty na koncie
- Ton zależy od nastroju, a nie od tego, jak dawno minął termin
- Nie ma śladu, kiedy i co wysłano, a to ma znaczenie przed sądem
- Kilkadziesiąt faktur miesięcznie to kilkanaście godzin pracy, które nie przynoszą sprzedaży
Skutki znasz z praktyki. Opis całego procesu dla firmy, której klient nie płaci, jest w artykule klient nie płaci za fakturę, a skalę problemu pokazuje tekst o zatorach płatniczych.
Kiedy wysyłać przypomnienia o płatności faktury
Dobry harmonogram jest krótki i stopniuje ton. Pierwsza wiadomość pomaga, kolejne zaczynają dociskać.
| Moment | Wiadomość | Cel |
|---|---|---|
| 3 do 5 dni przed terminem | Przypomnienie o płatności | Sprawdzić, czy faktura dotarła i jest zaakceptowana |
| 1 dzień po terminie | Informacja o zaległości | Pokazać, że termin jest pilnowany |
| 7 dni po terminie | Ponaglenie do zapłaty | Wyznaczyć nowy, konkretny termin |
| 14 dni po terminie | Wezwanie przedsądowe z odsetkami | Zamknąć sprawę albo przygotować pozew |
Każdy z tych kroków ma własną stronę z opisem treści: przypomnienie o płatności, ponaglenie do zapłaty i przedsądowe wezwanie do zapłaty.
Co powinna zawierać dobra wiadomość
Skuteczne przypomnienie jest krótkie i nie do pomylenia z reklamą. Odbiorca ma w 10 sekund zrozumieć, co zapłacić, ile i do kiedy.
- Numer faktury, data wystawienia i termin płatności
- Kwota brutto i numer rachunku
- Jedno zdanie prośby, bez oskarżeń
- Dane osoby, do której można się odezwać w razie pytań
- Przy pismach po terminie: odsetki i rekompensata liczone od dnia po terminie
Rachunek odsetek znajdziesz w opisie odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych. Gdy faktura trafia do systemu klienta, pomaga też to, że po stronie odbiorcy działa [elektroniczny obieg faktur](https://chmurowe.pl), bo wiadomość trafia wtedy do osoby, która faktycznie akceptuje płatność.
Ile kosztuje automatyzacja przypomnień
Są trzy realne drogi: arkusz z formułami i ręczne maile, moduł w programie księgowym albo osobne narzędzie do windykacji. Arkusz jest tani, ale wymaga pamięci. Moduły księgowe zwykle wysyłają samo przypomnienie, bez odsetek i pism.
| Rozwiązanie | Koszt | Co robi |
|---|---|---|
| Arkusz i ręczne maile | Czas pracownika | Pamięć i dyscyplina po Twojej stronie |
| Terminowy, plan Start | 199 zł netto miesięcznie, 99 zł przy płatności rocznej | Harmonogram, odsetki, rekompensata i pisma w PDF, do 50 faktur |
| Terminowy, plan Firma | 450 zł netto miesięcznie, 225 zł przy płatności rocznej | To samo dla większego portfela, do 300 faktur |
| Firma windykacyjna | Prowizja od odzyskanej kwoty | Stare, sporne długi |
Porównanie z agencją opisuje artykuł agencja windykacyjna, ile kosztuje, a szerszy przegląd programów tekst program do windykacji faktur dla małej firmy.
Jak uruchomić przypomnienia w jeden dzień
- Wyeksportuj otwarte faktury z programu do fakturowania do CSV lub XLSX.
- Zaimportuj plik i sprawdź terminy płatności.
- Wybierz harmonogram dla klientów stałych i nowych.
- Przejrzyj listę zaległości i pobierz pierwsze pisma.
Najwięcej pieniędzy wraca po pierwszym przypomnieniu, o którym ktoś zapomniał, dlatego efekt widać zwykle w pierwszym tygodniu. Jeśli chcesz zobaczyć narzędzie w działaniu, wejdź na stronę windykacja online.
Najwięcej pieniędzy wraca po pierwszym przypomnieniu, o którym ktoś zapomniał, dlatego efekt widać zwykle w pierwszym tygodniu. Jeśli chcesz zobaczyć narzędzie w działaniu, wejdź na stronę [windykacja online](/windykacja-online).
Wylicz i przygotuj wezwanieCzy automatyczne przypomnienia o płatności faktur są skuteczne?
Tak, bo większość zaległości to przeoczenie, a nie odmowa. Wiadomość z numerem faktury, kwotą i terminem przed jego upływem oraz dzień po nim zwykle wystarcza. Skuteczność zależy od regularności, dlatego harmonogram nie powinien zależeć od pamięci jednej osoby.
Kiedy wysyłać przypomnienia o płatności faktury?
Pierwsze 3 do 5 dni przed terminem, drugie dzień po nim, ponaglenie po 7 dniach, a wezwanie przedsądowe po 14. Przy klientach z historią spóźnień pierwszy krok można przesunąć na tydzień przed terminem.
Czy przypomnienie o płatności może zawierać odsetki?
Tak, jeśli faktura dotyczy transakcji między firmami. Przed terminem nie ma jeszcze odsetek, więc przypomnienie ich nie zawiera. Od dnia po terminie wierzycielowi przysługują odsetki za opóźnienie i rekompensata od 40 EUR.
Ile kosztuje program do przypomnień o płatnościach?
Terminowy kosztuje 199 zł netto miesięcznie w planie Start (do 50 faktur), 99 zł przy płatności rocznej, bez prowizji od odzyskanych kwot. Plan Firma to 450 zł netto miesięcznie, a przy płatności rocznej 225 zł.