Przejdź do treści
Terminowy
Terminowy
Wylicz wezwanie

Program do windykacji faktur dla małej firmy, co powinien umieć

Program do windykacji faktur dla małej firmy powinien robić cztery rzeczy: pilnować terminu każdej faktury, wysyłać przypomnienia w ustalonej kolejności, liczyć odsetki z rekompensatą i generować wezwanie do zapłaty w PDF. Reszta to dodatki. Jeśli firma wystawia kilkadziesiąt faktur miesięcznie, wystarczy prosty abonament, bez prowizji od odzyskanych kwot. Poniżej lista funkcji, które mają znaczenie, i moment, w którym program przestaje wystarczać.

Jakie funkcje liczą się naprawdę

Przy wyborze łatwo dać się ponieść liczbie wykresów. W praktyce o tym, czy pieniądze wrócą, decydują nudne rzeczy.

  • Import faktur z pliku CSV lub XLSX albo z KSeF, żeby nie przepisywać ich ręcznie
  • Osobny termin i status dla każdej faktury, nie jedna lista klientów
  • Automatyczne przypomnienie przed terminem i informacja o zaległości dzień po nim
  • Ponaglenie, ostateczne wezwanie i wezwanie przedsądowe w PDF z wyliczonymi odsetkami
  • Rekompensata za koszty odzyskiwania naliczana według kwoty faktury
  • Raport wiekowania należności, żeby widzieć, które długi starzeją się najszybciej

Jeśli program tych rzeczy nie ma, to jest arkusz z ładniejszym wyglądem. Jak wygląda sam harmonogram pism, opisuje strona windykacja polubowna.

Abonament, prowizja i arkusz w Excelu

Arkusz jest tani, ale to Ty musisz pamiętać o terminach i liczyć odsetki. Firma windykacyjna nie wymaga pamiętania, lecz zabiera zwykle procent od odzyskanej kwoty. Program na abonament leży pośrodku.

RozwiązanieKosztKto pilnuje terminówDla kogo
Arkusz w Excelu 0 zł, ale Twój czas Ty Kilka faktur miesięcznie
Terminowy, plan Start 199 zł netto miesięcznie, 99 zł przy płatności rocznej System Do 50 faktur
Terminowy, plan Firma 450 zł netto miesięcznie, 225 zł przy płatności rocznej System Do 300 faktur
Firma windykacyjna Prowizja od odzyskanej kwoty ustalana w umowie Agencja Stare i sporne długi

Przy fakturze na 20 000 zł prowizja procentowa zwykle przekracza miesięczny abonament, więc przy regularnych zaległościach abonament wychodzi taniej. Porównanie rozwija artykuł firma windykacyjna czy samodzielna windykacja oraz cennik.

Co program powinien policzyć za Ciebie

Przy zaległościach między firmami przysługują odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych oraz rekompensata za koszty odzyskiwania: poniżej 5 000 zł: 40 EUR, od 5 000 zł do poniżej 50 000 zł: 70 EUR, od 50 000 zł: 100 EUR. Dobry program liczy to sam i wstawia kwoty do wezwania. Zasady wyjaśniają strony odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych i rekompensata za koszty odzyskiwania należności.

Kiedy sam program nie wystarczy

Program nie odbierze telefonu od dłużnika i nie wejdzie do jego siedziby. Są sytuacje, w których warto sięgnąć dalej.

  • Dłużnik nie odpowiada na żadne pismo, a kwota jest wysoka
  • Dług jest sporny co do jakości usługi albo wysokości
  • Dłużnik zalega z płatnościami wobec wielu wierzycieli

Przy ostatniej sytuacji liczy się czas, bo majątek dłużnika szybko znika. Sprawdzanie kondycji kontrahenta przed kolejną sprzedażą na kredyt ułatwia śledzenie [upadłości i zmian w KRS](https://biznesmeni.info), zanim faktura trafi do windykacji. Sprawę, która poszła do sądu, opisuje artykuł e-sąd i pozew o zapłatę.

Jak wdrożyć program w jeden dzień

  • Wyeksportuj otwarte faktury z programu księgowego do CSV lub XLSX.
  • Zaimportuj plik i sprawdź terminy płatności.
  • Wybierz harmonogram przypomnień dla klientów stałych i nowych.
  • Przejrzyj listę zaległości i pobierz pierwsze pisma.

Efekt widać zwykle w pierwszym tygodniu, bo najwięcej pieniędzy wraca po zwykłym przypomnieniu, o którym ktoś zapomniał. Przykładowy proces krok po kroku znajdziesz w artykule klient nie płaci za fakturę, a z narzędzia skorzystasz na stronie windykacja online. Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, zobacz też windykację faktur dla freelancera.

Efekt widać zwykle w pierwszym tygodniu, bo najwięcej pieniędzy wraca po zwykłym przypomnieniu, o którym ktoś zapomniał. Przykładowy proces krok po kroku znajdziesz w artykule [klient nie płaci za fakturę](/blog/klient-nie-placi-za-fakture), a z narzędzia skorzystasz na stronie [windykacja online](/windykacja-online). Jeśli prowadzisz jednoosobową firmę, zobacz też [windykację faktur dla freelancera](/blog/windykacja-faktur-freelancer).

Wylicz i przygotuj wezwanie

Czy program do windykacji faktur zastąpi firmę windykacyjną?

Przy zaległościach z jasną fakturą i dłużniku, który odbiera pocztę, tak. Program przypomina, liczy odsetki i przygotowuje wezwania. Przy dłużniku bez kontaktu albo spornym długu potrzebna bywa agencja lub prawnik.

Ile kosztuje program do windykacji faktur?

Terminowy kosztuje od 199 zł netto miesięcznie w planie Start, 99 zł przy płatności rocznej, do 50 faktur. Plan Firma to 450 zł netto miesięcznie dla 300 faktur, a Grupa 1 290 zł netto dla 2 000 faktur.

Czy program wysyła przypomnienia sam?

Tak, według harmonogramu: przed terminem, dzień po nim i kolejne pisma w ustalonych odstępach. Ty widzisz tylko listę zaległości i decydujesz, kiedy pobrać wezwanie przedsądowe.

Z jakich plików mogę zaimportować faktury?

Z CSV i XLSX w każdym planie, a w planach Firma i Grupa także z KSeF. Nie musisz przepisywać faktur ręcznie.